¿Qué es un Expediente Electrónico?
Es un conjunto organizado de documentos digitales que registra todas las actuaciones, decisiones y documentos relacionados con un trámite, proceso o caso específico, manteniendo un orden cronológico y lógico.
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES
✅ Digitalización Completa:
• Todos los documentos existen únicamente en formato digital
• No requiere impresión ni archivo físico
• Acceso inmediato desde cualquier ubicación
✅ Trazabilidad Total:
• Registro automático de todas las acciones realizadas
• Histórico completo de modificaciones y consultas
• Identificación de usuarios que interactuaron con el expediente
✅ Seguridad Avanzada:
• Control de acceso por perfiles y permisos
• Firma digital integrada en cada documento
• Respaldo automático y recuperación de datos
VENTAJAS OPERATIVAS
✅ Eficiencia Administrativa:
• Eliminación de traslados físicos entre oficinas
• Consulta simultánea por múltiples usuarios
• Búsqueda instantánea de información
✅ Ahorro de Recursos:
• Eliminación de papel, tinta y archivo físico
• Reducción de espacios de almacenamiento
• Menor personal dedicado a archivo y búsqueda
✅ Mejora en la Atención:
• Respuestas más rápidas a consultas ciudadanas
• Seguimiento en tiempo real del estado de trámites
• Transparencia total en los procesos
¿Qué sistemas suelen trabajar con el expediente electrónico?
Es un sistema desarrollado para la gestión integral del expediente electrónico. Permite:
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- Crear, recibir y mover expedientes digitalmente.
- Controlar estados, firmas digitales, derivaciones y adjuntos.
- Integrarse con otros sistemas.
Se utiliza para la generación y gestión de documentos electrónicos dentro del ámbito universitario. Funciona en conjunto con HUARPE y permite:
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- Emitir notas, resoluciones, memorandos, etc.
- Utilizar firma digital.
- Relacionarse con expedientes.
Sistema de gestión académica para carreras de grado y posgrado. Aunque no gestiona expedientes directamente, puede interactuar con sistemas como SUDOCU o HUARPE para formalizar resoluciones o trámites académicos (por ejemplo, equivalencias, títulos, sanciones, etc.).
GDE (Gestión Documental Electrónica): plataforma nacional de expediente electrónico en organismos públicos.
SUDOCU-REC: módulo de recepción de documentos.
Mapuche, Diaguita, Pilagá (otros SIU): sistemas contables, de RRHH o compras que pueden generar documentación administrativa integrada a expedientes.
Sistemas SIU que se integran o complementan el expediente electrónico
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- Sistema de gestión de recursos humanos.
- Administra legajos, cargos, licencias, novedades, y liquidación de haberes.
- Puede generar documentación administrativa (como designaciones, resoluciones, licencias) que se integra con HUARPE/SUDOCU.
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- Sistema de compras y contrataciones.
- Permite gestionar pedidos de cotización, órdenes de compra, contrataciones y licitaciones.
- Genera documentación (ordenes, resoluciones) que puede convertirse en expediente electrónico.
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- Sistema de gestión financiera y presupuestaria.
- Registra pagos, compromisos, órdenes de gasto.
- La documentación contable generada puede ser parte de un expediente, por ejemplo, al tramitar pagos o subsidios.
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- Sistema de publicación de actos administrativos.
- Publica resoluciones, disposiciones u otros documentos administrativos.
- Toma documentos generados desde SUDOCU y vinculados a expedientes.
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- Sistema de reportes integrados y tablero de control.
- Aunque no genera documentos, permite monitorear el estado de trámites y expedientes usando datos de los distintos sistemas.
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- Sistema de gestión de proyectos de investigación.
- Puede integrarse a expedientes para formalizar resoluciones de financiamiento, avales, o informes finales.
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- Sistema para la gestión del padrón de personas (único en todas las bases SIU).
- Permite tener identificados correctamente a los agentes y autoridades que figuran en los documentos del expediente.
¿Qué es SUDOCU
SUDOCU es un sistema de gestión integral de documentos y trámites que permite a las organizaciones administrar, gestionar y almacenar sus documentos de manera eficiente y segura. Con SUDOCU, las empresas pueden automatizar los procesos de gestión de documentos, mejorar la colaboración y la comunicación entre los departamentos, y reducir los tiempos de respuesta y los costos administrativos. SUDOCU se basa en una plataforma web que permite el acceso a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, mediante una interfaz intuitiva y fácil de usar. El sistema también cuenta con una serie de herramientas y funcionalidades avanzadas, como la gestión de flujos de trabajo, la indexación automática de documentos y la integración con otras aplicaciones empresariales. En resumen, SUDOCU es una solución ideal para las organizaciones que buscan mejorar su eficiencia en la gestión de documentos, automatizar procesos, reducir costos, cumplir con normativas y aumentar la seguridad de los documentos.
Módulo de Gestión El módulo de gestión es el módulo principal desde donde se gestionan todos los documentos, expedientes y trámites.
CARACTERÍSTICAS
✅ Adaptable: SUDOCU se adapta fácilmente a distintos tipos de institución y distintos usos y situaciones.
✅ Escalable: SUDOCU es altamente escalable gracias a su arquitectura distribuida.
✅ Versátil: SUDOCU es adaptable a todo tipo de documentos y circuitos.
✅ Ahorro: SUDOCU representa un ahorro significativo en costos de papel y tiempo.
✅ Integrable: SUDOCU se integra fácilmente con otros sistemas a través de su API.
✅ Firma electrónica: SUDOCU implementa distintas posibilidades de firma electrónica y digital.
Acceso a la plataforma y herramientas
Este contenido audiovisual te guiará a través de los procedimientos fundamentales para conectarte a una plataforma web. Inicialmente, se demostrará el método para llegar a la pantalla principal del sistema empleando un explorador de internet.
Creación de documentos
En este contenido instructivo, te guiaremos detalladamente sobre el proceso para generar un archivo nuevo, incorporar datos y almacenarlo en el sistema. Con SUDOCU, la creación y el resguardo de documentos resulta más sencillo y ágil.
Autorización de documentos
Para concluir un archivo y establecerlo como finalizado existen tres modalidades de aprobación: Aprobación Inmediata, Aprobación Básica y la Aprobación por Niveles. En este contenido te demostraremos el funcionamiento de la Aprobación Inmediata.
Trámites
Este tutorial te guía paso a paso para crear y configurar nuevos trámites en SUDOCU. Aprenderás a definir los tipos de documentos necesarios, establecer los flujos de aprobación y personalizar cada proceso según los requerimientos de tu departamento.
Búsqueda de documentos
En este contenido se detalla cómo utilizar el localizador general en SUDOCU. Aunque los conceptos explicados en este material corresponden al localizador general, se aplican para todos los localizadores del sistema.
Carga y firma de documentos
En este contenido dominarás cómo validar archivos con la Firma por Token en SUDOCU. Este mecanismo de protección garantiza la legitimidad e integridad de documentos digitales mediante una clave personal única.
RECTORADO
Mitre 1399, Adrogué
CAMPUS
Blas Parera 132, Burzaco